Si lo que buscas es el plan maestro para la transformación en tu organización, no sigas leyendo, este artículo no es para ti. En este tipo de procesos no existe una “talla única” que se adapte en todas las áreas de tu empresa y tampoco una fórmula mágica aplicable a cualquier empresa u organizaciones y en cualquier contexto.
Pero si hay algo que si podemos asegurarte. El cambio, la incertidumbre y caos están en todos los procesos de transformación organizativa.
Y de eso queremos hablarte hoy. De qué cambios suelen encontrarse y las diferentes formas que tiene el sistema para adaptarse. ¿Te animas?
Un poco de contexto: VUCA y BANI
El término VUCA, o como se conoce se traduce al castellano Volatilidad, Incertidumbre, Complejidad y Ambigüedad (Volatility, Uncertatinty, Complexity and Ambiguity) , nació en el ejército de Estados Unidos para retratar la situación resultande de la Guerra Fría. Eran tiempos inciertos, al igual que para muchas organizaciones y empresas de la década de los 90, las cuales adoptaron ese acrónimo para definir su situación, en una búsqueda constante por una metodología que les ayudase a lidiar con esa incertidumbre continua.
Con la llegada de la pandemia en 2020, el término VUCA parecía quedarse corto. La incertidumbre daba paso al caos y la fragilidad del mercado global ponía en manifiesto el bajo control que teníamos sobre la situación. Todo ello, conllevó al origen del término BANI, definido por Jamais Casio en Marzo del mismo año, traducido como Frágil, Ansioso, No lineal, Incomprensible (Brittle, Anxious, Non-linear, Incomprehensible).
Vivimos en un momento cambiante y caótico, con un ritmo frenético en el que es imposible controlarlo todo de forma continuada y que, debido a ese cambio constante, la mayor fortaleza es la capacidad de adaptación.
Esto empuja a las empresas a la transformación organizacional. Existe una necesidad urgente de adaptarse y conseguir esa diferencia competitiva. La pregunta es: ¿Ves esa necesidad en tu empresa?
Cambios comunes en las transformaciones organizativas
Un proceso de transformación es complejo y suele dar más de un bandazo hasta que por fin se llega a ver una luz al final del túnel. Es natural y más adelante analizaremos detenidamente sus consecuencias emocionales o internas del sistema. Por ahora únicamente nos centraremos en los cambios que nos esperan un nivel más tangible.
• Adopción de nuevas tecnologías:
Con el fin de mejorar la eficiencia de la empresa y dado el incremento exponencial que tiene la tecnología, esta es una carrera de fondo con la que lidia casi cualquier empresa hoy en día. Automatización de procesos, digitalización de documentos o funciones e incluso el uso de nuevas herramientas antes desconocidas. En algunas ocasiones puede confundirse con ‘Transformación digital’, pero este término va mucho más allá de únicamente pasar a formato digital un proceso, usar un innovador sistema de software o tener una nueva app que sustituya el trato personal. Transformación organizacional y digital se tienden lazos estrechos y una sin la otra carecen de sentido.
• Cambios en los procesos:
No podemos evolucionar sin tener un punto de partida. Es por ello que deberemos analizar detenidamente nuestros procesos existentes para buscar áreas de mejora. Como vimos antes, adaptarse al entorno BANI es una necesidad. Adaptarse al cliente y a los cambios constantes, incrementando nuestra calidad y eficiencia, al mismo tiempo que reducimos desperdicios. Y como no podía ser de otra forma, esta optimización dependerá en gran medida del sector y contexto de tu empresa, personalizando al detalle los procesos y funciones.
• Roles y responsabilidades:
El surgimiento de nuevas funciones, tareas o eventos conlleva en muchos casos cambios de responsabilidades y pueden suponer una aparición y desaparición de roles, delegación de tareas y cambios de contexto. Si quieres aprender más sobre la importancia de definir bien estos roles y responsabilidades te recomendamos leer esta entrada de nuestro blog.
• Reestructuración de la organización:
Junto al cambio de responsabilidades aflora la necesidad del cambio estructural. Una evolución lenta y necesaria, con un carácter más orgánico, y que madurará a través de iteraciones hasta encontrar un equilibrio entre eficiencia y sostenibilidad.
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Cambios en la cultura:
La adopción de nuevos valores o el cambio de dirección en el estilo de comunicación y liderazgo es también un paso bastante común en una transformación. Es la capa más compleja y al mismo tiempo la más importante a la hora de asegurar cambios efectivos y duraderos en la organización. Con un fuerte componente orgánico y la complejidad inherente al comportamiento humano supone un gran esfuerzo a nivel individual y sistémico, que bien llevado consigue generar unos cambios impresionantes.
Evolución del sistema durante el proceso de cambio
Supongamos que estamos concienciados, conocemos nuestras fortalezas y debilidades y queremos afrontar un cambio organizacional. Posiblemente te preguntes que por dónde deberías empezar.
De nuevo, no hay una respuesta única. Aunque sí podemos hablarte de uno de los modelos de cambio más extendidos, de John P. Kotter. Este modelo fija unos pasos clave para liderar la transformación de manera exitosa y sostenible.
- Sentido de urgencia: Es importante que las personas vean la necesidad del cambio y el riesgo de seguir con el camino actual. Sea para un cambio más o menos brusco, que exista una motivación es clave.
- Crear coalición: Las primeras personas que apuesten por los cambios o como se les llama ahora, los ‘Early adopters’, son clave para plantar la primera semilla de la transformación. Formar un equipo apasionado y comprometido es lo que ayudará a la organización a coger el cambio con fuerza.
- Una visión y estrategia del cambio: Ni todo es urgente ni se puede estar cambiando de estrategia cada día. Fijemos una dirección y centrémonos en ella. Es mejor llevar a cabo un planteamiento de principio a fin que empezar varios y quedarse a medias.
- Comunicar la visión: Independientemente de si la transformación se ha impulsado de desde ‘arriba’ o ‘abajo’ en la organización, es muy importante que todo el mundo lo sepa y que el mensaje sea claro. Como se suele decir, KISS (keep it simple and stupid), hazlo lo más sencillo posible. Y mi recomendación personal, se un poco pesado, la gente nunca lee los mails.
- Elimina obstáculos: Dar ejemplo es la mejor manera de que la transformación siga adelante y empoderar a los trabajadores hará la diferencia. La transformación es como un virus, se mueve rápido si el ambiente le favorece. apóyate en las personas para impulsarlo.
- Asegura triunfos a corto plazo: La estrategia estaba clara y los objetivos también tienen que estarlo. Ya sea apoyándose en KPIs, OKRs o cualquier otra técnica de definición de estrategia. Fija objetivos a corto plazo, motivadores y alcanzables.
- Construye sobre el cambio: Iterativo e incremental. Ve realizando pequeños cambios y no des por conseguido el objetivo simplemente por haber conseguido uno o dos éxitos. Analiza los progresos y sigue puliendo el plan.
- Afianza el cambio en el ADN de la empresa: Si no quieres que se deshaga todo lo conseguido es importante que la filosofía de la transformación se asiente en la cultura de la empresa y en la de los empleados. No lo llames cambio, a nadie le gusta cambiar, llámalo evolución.
La resistencia al cambio es natural. De hecho, estamos diseñados biológicamente para que nos moleste el cambio. Pongamos un ejemplo sencillo. ¿Alguna vez ibas en coche a algún sitio y sin previo aviso has tenido que cambiar la ruta por algún tipo de obra que no esperabas? ¿Cómo te has sentido? La reacción más habitual es molestarse. Tu cerebro se sabía el camino, y hacerle pensar en una alternativa no le mola nada.
A resumidas cuentas, todo cambio conlleva un sobre esfuerzo para tu cerebro, o lo que es lo mismo, gastar más de esas preciosas calorías que quiere conservar. Esto conlleva un proceso similar al del duelo definido por la psicóloga Elisabeth Kübler-Ross.
Conclusiones
Nos gustaría decirte cómo será exactamente la transformación en tu empresa u organización y cómo llevarla a cabo exactamente pero no podemos. Todo lo anterior son sólo algunas de las posibilidades, variando en función del contexto y objetivos específicos de cada empresa, así como de la acogida sistémica.
Lo que si podemos es decirte que lo más importante es que la empresa tenga un plan bien estructurado y un equipo de trabajo capacitado para llevar a cabo un proceso de transformación organizativa con éxito. Y de eso no tienes que preocuparte. Podemos echarte una mano cuando quieras.
¿Hablamos?
Lecturas recomendadas
Si quieres profundizar más sobre estos temas y conocer más sobre el cambio en las organizaciones, hay tres libros que podrían interesarte:
