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Agile

¿Por qué es importante definir roles y responsabilidades en una transformación organizativa?

By 24 de mayo de 2022junio 30th, 2022No Comments

Comenzar una transformación es un gran reto en sí mismo. Independientemente de que esta ‘metamorfosis’ abarque más o menos áreas de una organización o impacte a más o menos personas, al principio habrá un alto grado de incertidumbre y el cambio no siempre será acogido de manera sistémica y homogénea. Ya sea por falta de comunicación, visibilidad o unidad, no todas las personas sabrán cuál es su nuevo papel ni sus responsabilidades. Y eso sólo puede desembocar en malentendidos, retrasos y caos. Es por ello que uno de los primeros desafíos que deberíamos afrontar es la definición de roles y responsabilidades.

 

Definición de roles y responsabilidades

Nuestra mayor aliada a la hora de agilizar una transformación es la transparencia. Si queremos que el cambio sea rápido y claro, lo más importante es que cada actor conozca bien su papel en esta nueva obra. Todos los miembros del equipo deberán conocer cuáles son sus funciones y sus responsabilidades.

Pero empecemos por el principio, ¿Qué es un equipo y qué roles hay dentro de cada equipo? Desde Kelea definimos a un equipo como un grupo de personas organizado y con un fin común. Un grupo cohesionado y caracterizado por una colaboración continua para alcanzar el objetivos comunes.

En estos equipos, independientemente del marco organizativo que quieras implantar, se tienden a definir tres roles fundamentales: el rol transformador, el nexo y el ejecutor.

  • Rol transformador : Será la persona que vele por la transformación. Un líder servicial que ayudará al equipo a adaptarse a los cambios, mejorar su sistema de trabajo y hacer seguimiento de la evolución y progresos del equipo.
  • Rol nexo: Esta persona será la responsable de que los objetivos planteados aporten el mayor valor posible. Hará de nexo entre los ejecutores y los stakeholders, o interesados del proyecto. Como pueden ser las personas de negocio, usuarios finales, etc. Este rol es el encargado de recopilar toda la información necesaria y priorizar las acciones. Lidiar con todas las peticiones y refinar toda la información para que el equipo tenga claro el trabajo. Priorizar las necesidades no es una tarea sencilla, asi que la abordaremos en otra entrada de blog.
  • Rol ejecutor : Los ejecutores conforman el núcleo del equipo. Independientemente de su especialidad, son las personas que llevan a cabo las tareas necesarias para conseguir alcanzar el objetivo. Ya sea una iniciativa, un producto digital o algún tipo de proyecto bajo demanda, los ejecutores serán los responsables de dar forma a esta solución.

 

El rol transformador, el nexo y el ejecutor suponen la base de cualquier transformación. Pero ¿Qué ocurre cuando el proyecto es mayor? ¿Y si hay que coordinar varios equipos? Llegados a ese punto nacerían nuevos roles, dependiendo según el tipo de transformación, la naturaleza del proyecto y la estructura empresarial.

 

Primeros pasos

Ya conocemos los roles fundamentales, ahora es el momento de formar el equipo.

  • Un equipo multidisciplinar: En la búsqueda de que el equipo tenga la mayor autonomía y eficiencia posible, es importante que los roles ejecutores sean multidisciplinares en un alto grado. De esta forma evitaremos el “bus factor”, y que si algún miembro del equipo falta por alguna situación, no se paralice el trabajo. ¿Te imaginas que un autobús atropella a un miembro del equipo? ¿Podríais acabar el trabajo? ¿Y si atropellan a dos o a tres?
  • Acuerdos de equipo: Crear unas políticas internas en el equipo es un factor clave para generar transparencia, confianza y compromiso por parte de todos los miembros. Por ello es muy importante que todo el equipo se reúna en su formación y antes de empezar a trabajar poder crear unos acuerdos comunes. Cómo se va a gestionar el trabajo, cómo se actúa en situaciones de bloqueos o dependencias, criterios que aclaren cuándo un trabajo está terminado o cómo se va a proceder antes de la entrega final, etc. Aunque también podemos incluir ahí acuerdos a nivel más personal, como por ejemplo quién
  • Reuniones: Parte de las responsabilidades de los roles será la participación activa en reuniones. Como parte de la transformación, seguro que los eventos y su cadencia cambien con respecto al modelo anterior. Es importante analizar y tener presentes las características de estas nuevas reuniones, para así poder determinar qué roles son relevantes en qué reuniones. De esta forma evitaremos que personas no esenciales pierdan el tiempo, y el dinero, con reuniones que no resulten relevantes en su día a día.
  • Roadmap: Aunque sea responsabilidad del rol nexo elaborar un plan de acción y priorizar las acciones, es importante que este sea compartido con todo el equipo. Esto ayudará a generar mayor compromiso por la consecución de objetivos y alinear esfuerzos.

 

Aun así, esta situación es complicada y en muchos casos es necesario contar con ayuda externa que tenga experiencia en este tipo de problemas. Si tienes problema para definir los roles y las responsabilidades durante el proceso de transformación de tu organización, puedes consultarnos cómo afrontar ese escenario.