Una fábula cuenta que un leñador muy afanoso avanzaba por el bosque cortando árboles sin descanso. Día y noche se esforzaba sin pausa para talar hasta el último árbol que formaba la enorme selva en la que trabajaba. Poco a poco, iba notando cómo su hacha perdía su filo y le costaba cada más esfuerzo seguir talando los enormes troncos de madera maciza, pero él se resistía a detener su imparable progreso. Finalmente, después de largos días de trabajo, su hacha no era capaz ni siquiera de abrir el primer resquicio en el tronco. No le quedó más remedio que detenerse, sentarse y afilar su hacha hasta que estuviera lista para seguir cortando los enormes árboles de la selva.
Esta parábola, utilizada en muchas escuelas de negocios, nos sirve para entender la necesidad que tenemos, en nuestro entorno de trabajo, de detenernos: parar y sentarnos a “afilar el hacha”. De forma periódica, necesitamos echar la vista atrás, repasar todo el trabajo que hemos venido realizando sin descanso y prepararnos para poder seguir avanzando en nuestro camino.
Este momento crucial, en el que soltamos las manos de nuestro hacha y decidimos centrarnos en mejorar; en identificar aquello que necesita que lo revisemos y pongamos a punto para poder seguir “talando árboles” es lo que denominamos retrospectiva.
¿Qué es una sesión de retrospectiva?
Según Diana Larsen y Esther Derby, en su libro de referencia sobre retrospectivas “Agile Retrospectives: Making good teams great“, definen 5 pasos a seguir: una retrospectiva “Es una reunión especial en la cual un equipo decide hacer una pausa para reflexionar sobre el trabajo realizado, ver qué lecciones pueden capitalizar y decidir cómo aplicar lo que aprendieron en el futuro cercano.”
Si nos hemos embarcado en un proceso de transformación, o llevamos ya mucho tiempo trabajando bajo nuevas herramientas como Scrum, Kanban u otros marcos de trabajo ágiles, lo hemos hecho motivados por el reto de aprender. Queremos conseguir ser la mejor versión de nosotros mismos como equipo; como departamento o como empresa. En esta “aventura” hemos optado por abrirnos al aprendizaje; por no tener miedo a la experimentación; por perder el miedo a fallar; por crear entornos seguros para las personas que trabajan con nosotros donde el error no se vea como un fracaso sino como una oportunidad de mejora.
Todos estos beneficios de agile se ven reflejados en muchos aspectos pero, si existe un momento clave donde podemos realizar este proceso de aprendizaje, maduración y superación es sin duda la retrospectiva.
¿Cómo diseñamos una sesión de retrospectiva?
Día a día, en cada uno de los eventos en los que participamos o cada vez que ejercemos nuestras responsabilidades según el rol asignado, estamos realizando este proceso de inspección y adaptación. Las sesiones de retrospectivas son el momento donde explicitamos todo ese aprendizaje. Constituye el momento idóneo para reflexionar sobre distintas aristas del trabajo que hemos realizado en un periodo determinado. Es una sesión de trabajo distinta a las convencionales. Nuestra actitud ante ella ha de ser distinta. Y la forma de preparar la sesión necesariamente debe ser diferente de lo convencional.
El aspecto más relevante de una retrospectiva grupal es tener un objetivo claro de la sesión y poder conducir al equipo por el camino adecuado para llevar hasta ese objetivo. Emerge así la necesidad de una figura clave: el facilitador. Este rol será el encargado de la conceptualización de la sesión y de liderar este camino a recorrer, garantizando la participación, el entendimiento común y la consecución de las distintas etapas. Cada sesión de retrospectiva debe tener una serie de inputs (elementos que nos aportan datos e información sobre la realidad que estamos analizando) y debemos finalizar la reunión con algún tipo de output (normalmente, en forma de planes de acción consensuados a llevar adelante en el corto plazo).
Existen infinidad de modos en los que conducir una retrospectiva pero Diana Larsen y Esther Derby definen 5 pasos a seguir:
1. Armar el escenario: Fijar el objetivo de la retrospectiva y ayudar a todos los asistentes a prepararse adecuadamente para su participación
2. Recolectar datos: Generar entre todos un conjunto compartido de información que nos permita reflexionar
3. Indagar: Entender porqué las cosas ocurrieron como ocurrieron, identificar tendencias, “mirar el bosque y no el árbol”
4. Decidir qué hacer: Elegir algunos aspectos concretos en los que poner foco para decidir acciones concretas de mejora sobre esos puntos identificados
5. Cerrar la retrospectiva: Clarificar siguientes pasos, agradecer o reconocer el trabajo realizado y cerrar la sesión
