Últimamente nos han llegado muchas consultas a través de clientes e incluso de participantes en alguno de los meetups que hemos organizado desde Kelea, sobre cómo implantar una dinámica de trabajo agile en equipos que están deslocalizados y lo que es más importante, que ésta funcione.
Entre los retos o problemas del ámbito operativo más recurrentes que nos encontramos, están la dificultad de crear un entorno adecuado para la participación de los miembros del equipo de modo que la comunicación sea fluida y lo más natural posible, la complejidad de facilitar reuniones con parte del equipo reunido en presencial y parte deslocalizado en diferentes puntos, pérdida de tiempo y retrasos fruto de impuntualidades o de problemas con las herramientas que utilizamos, entre otros.
Por este motivo y aprovechando nuestra propia experiencia, hemos querido compartir las 7 claves que a nuestro modo de ver serían las más importantes para poder llevarlo a cabo sentando unas bases mínimas.
1. Eventos y dinámicas claras
Un prerrequisito básico a la hora de comenzar a desarrollar un proyecto o producto con un equipo deslocalizado, es acordar la dinámica de eventos que vamos a realizar: dejar claros los objetivos de las diferentes reuniones y cuál será el horario y frecuencia que mantendremos durante el avance del trabajo. Buscamos con ello, reducir el entorno de complejidad en el que nos encontramos. Si nos movemos por ejemplo dentro de un marco de trabajo SCRUM, deberemos definir la duración del Sprint, horarios para el resto de los eventos (Sprint Planning, Daily, Sprint Review y Sprint Retro) y hacer explícito tanto las frecuencias como los objetivos de cada evento para que todos los participantes tengan claro este aspecto y partan de un marco de trabajo compartido, acordado y transparente.
2. Remota o presencial, no híbridos
Cuando disponemos de un equipo agrupado en diferentes localizaciones generalmente optamos por realizar reuniones al estilo presencial en una de las ubicaciones e integrando la conexión del resto en remoto desde sus localizaciones.
¿Cuál es nuestra recomendación para estos casos? Intenta evitar esta situación por todos los medios posibles. Sabemos a veces puede resultar difícil, pero será muy complicado mantener una dinámica de participación de todos los asistentes en un contexto de este tipo.
Inevitablemente habrá momentos en los que la dinámica se centre en lo presencial y momentos en los que haremos foco en los participantes en remoto. Esto suele llevar a lo que podríamos llamar una «desconexión por fases» y que suele traducirse en último término a momentos cíclicos del tipo «esto ahora no va conmigo, aprovecho y mando dos emails que tenía pendientes»
¿Cómo lo hacemos entonces? Nuestro consejo en base a nuestra experiencia, es optar siempre por una u otra vía. Es decir, presencial siempre que sea posible y totalmente en remoto cuando se nos den estas situaciones de deslocalización mixtas. A priori puede parecer más engorroso o incluso absurdo que si 4 miembros del equipo están en el mismo espacio en la ubicación A se conecten en remoto cada uno con su equipo con sus otros compañeros que harán lo mismo desde la ubicación B. Sin embargo, de esta forma garantizaremos que la dinámica del evento o ceremonia estará de inicio a fin totalmente orientada a este tipo de participación y lo que es más importante, todos partiremos de los mismos medios y oportunidades para participar en la misma.
3. Puntualidad, ¿ ✅ ?
Puede parecer un aspecto que se da por sentado y que está más que superado, pero cuando hablamos de reuniones en remoto tenemos que tener en cuenta que pueden aparecer muchos más imprevistos que nos impidan o retrasen de cara a nuestro compromiso y los medios que necesitaremos.
Los eventos, aun como participantes, también es necesario que los preparemos y la puntualidad suele ser la consecuencia visible de esa preparación previa. Con preparación, no hablamos de elaborar un guión detallado (en todo caso eso será labor del facilitador), ni adelantar trabajo que ha de resolverse en el evento, sino de plantearnos durante al menos 5/10 minutos qué necesitamos tanto en lo referente a medios como trabajo previo por nuestra parte (si es que hay algo) para asistir a la reunión y preocuparnos por solucionarlo antes. En la mayoría de los casos simplemente puede consistir en un breve repaso del tema, leer los últimos correos, apuntar unas dudas, probar la conexión…
4. El rol de facilitador/a, un «must»
Tanto en una reunión presencial como en una de carácter virtual, es importante contar con la figura de un facilitador. No nos referimos necesariamente a contar con una persona externa al equipo que lleve a cabo esa función (esto dependerá de la complejidad de la tarea a realizar, del grupo de trabajo, de su familiaridad o experiencia en el marco de trabajo, etc.) sino al compromiso explícito dentro del equipo de que alguien ejerza el rol de facilitador/a.
Aunque en una reunión presencial en ausencia de esta figura, suele salir de forma más o menos natural en base a un liderazgo formal o informal, en ambas situaciones recomendamos que se haga un acuerdo explícito en el equipo sobre la necesidad de nombrar este rol. De cara a reuniones en remoto es por ello un aspecto en el que será necesario poner cierto foco.
5. Tod@s participamos
Cuando llevamos a cabo una reunión presencial además de la comunicación verbal, podemos obtener feedback muy valioso fruto de la comunicación no verbal que se da en las interacciones: gestos, caras o posturas corporales que nos dan señales de aprobación, desacuerdo, indiferencia, atención, asombro… Cuando la reunión se da totalmente en remoto, la cercanía física es menor y generalmente se reduce a una pequeña imagen de nuestra webcam en la pantalla y por lo tanto también se reduce este tipo de feedback. Esto implica necesariamente aumentar la frecuencia de comunicación y el dinamismo de las interacciones entre los asistentes, de modo que forcemos a participar a todo el mundo, obtengamos así feedback y nos mantengamos enganchados al propósito y dinámica del evento.
6. Confianza, nuestro primer ladrillo
Para que un equipo deslocalizado o presencial funcione adecuadamente, hemos de favorecer necesariamente la creación de un entorno de confianza para los miembros. Bajo nuestro punto de vista, este aspecto se convierte en un requisito altamente recomendable, por encima de cualquier proceso, dinámica o herramienta, que permite que todo lo demás fluya a partir de él.
Cuando se trata de un equipo deslocalizado, se vuelve quizás más prioritario en el sentido de que nos encontraremos más impedimentos para poder generar ese entorno. Muy relacionado con este aspecto está lo que en los últimos años se ha comenzado a denominar «entornos de seguridad psicológica» (psychological safety) en los equipos de trabajo. Nos referimos con este término a entornos en los que los integrantes se sienten libres para hablar y expresarse en cualquier momento de todo lo que consideren, existe cierto vínculo o conexión emocional entre ellos y el trabajo se lleva a cabo en un clima de respeto y confianza. Es cierto que se trata de un objetivo muy ambicioso, pero es importante ser consciente de que cuanto más nos acerquemos a ese concepto, más cerca estaremos de contar con las condiciones necesarias para que nuestro equipo se convierta en un equipo de alto rendimiento.
7. Herramientas: pensando en necesidades nuevas
Es cierto que por la general, aunque las herramientas son importantes, no suelen ser de los aspectos nucleares de cara al apoyo de eventos presenciales. Sin embargo, cuando hablamos de reuniones de equipos deslocalizados, cobran especial relevancia. Cada vez existen más opciones de herramientas disponibles para poder cubrir las necesidades que surgen en este tipo de dinámicas de trabajo. Desde Taiga, Trello o Kanbanize para poder gestionar tableros Kanban de mayor o menor complejidad (Taiga además incluye más funcionalidades orientadas al desarrollo por sprints, servicio de peticiones o incluso un apartado de wiki), hasta herramientas de comunicación vitaminadas tipo Slack o Microsoft Teams, con amplias funcionalidades que van más allá de la mensajería o herramientas de colaboración en tiempo real más específicas como por ejemplo Miro (que ofrece además posibilidades de integración con multitud de herramientas), Stormboard o Teamretro que nos ofrece un panel colaborativo para interactuar y llevar a cabo las retrospectivas en remoto.
Lo importante será escoger aquellas opciones que nos resulten útil como equipo y que tengan sentido dentro de la dinámica de eventos y trabajo que hayamos definido, teniendo en cuenta que su dificultad de uso o acceso será un aspecto clave de cara a favorecer o no la interacción entre miembros del equipo.
Al final, aunque hemos mencionado principalmente problemas o retos de carácter operativo, no debemos de olvidarnos que el mayor reto a nivel estratégico al que nos enfrentamos trabajando con un equipo deslocalizado es la posible falta de alineamiento con los objetivos del proyecto. Conseguir mantener al equipo alineado con estos objetivos, tenerlos presentes en trabajo diario y que guíen las actividades del equipo, debería ser nuestra mayor prioridad. Cualquiera de las acciones que llevemos a cabo en nuestro día a día como miembros o facilitadores/as del equipo y que choque de frente con este aspecto, deberíamos cuando menos plantearnos qué buscamos con ella, ver si tal vez es necesario reenfocarla o incluso abandonarla, si fuese necesario.
En resumen, aunque trabajar con equipos deslocalizados pueda parecer muy complicado, contamos con más medios y conocimientos que nunca para poder afrontarlo. El llevarlo a cabo resulta difícil por el cambio de hábitos y escenario, pero la clave estará en poner al equipo y a los objetivos del proyecto en el centro de todo lo que llevemos a cabo.
